Damit Sie wieder mehr Zeit für die Kinder haben.
Kita Einsatzplanung Pro plant Ihre Woche automatisch: Mindestbesetzung, Qualifikationen, Wunschzeiten und Pausen nach Arbeitszeitgesetz. Fällt morgens jemand aus, schlägt es in Sekunden eine passende Vertretung vor. Und alle Personaldaten bleiben auf Ihrem PC.
Zwischen Excel-Tabellen, Personalschlüssel und Krankmeldungen bleibt wenig Zeit für das, worauf es ankommt.
Zwei Fachkräfte fallen aus. Wer könnte einspringen, ohne Überstunden zu sprengen? Wer hat die passende Qualifikation – und wo fehlt dann wieder jemand?
Zeilen kopieren, Urlaube eintragen, Stunden nachrechnen. Ist die Mindestbesetzung in jeder Gruppe zu jeder Zeit wirklich erfüllt?
Wer über sechs Stunden arbeitet, braucht eine Pause – und in dieser Zeit eine Vertretung in der Gruppe. Das sauber zu planen, ist Puzzlearbeit.
Kita Einsatzplanung Pro nimmt Ihnen genau diese Arbeit ab – und Sie behalten trotzdem immer das letzte Wort.
Entwickelt für die Abläufe in Kindertageseinrichtungen – nicht für Supermärkte oder Fabriken.
Ein Klick plant die ganze Woche: Mindestbesetzung je Gruppe und Zeitfenster, Wochenstunden, Arbeitstage, Wunschzeiten und Stammgruppen werden berücksichtigt.
Muss- und Kann-BesetzungPerson, Grund, Zeitraum – fertig. Das Programm zeigt, welche Dienste entfallen, und schlägt für jede Lücke die passende Vertretung vor. Auch für „kommt später“ oder Arzttermine.
mit Vorschau vor dem SpeichernPausen nach § 4 ArbZG werden automatisch gelegt – bevorzugt in der Mittagszeit – und mit einer Vertretung aus dem Team besetzt. Ruhezeit und 10-Stunden-Grenze werden geprüft.
nichts hart gesperrt – immer mit RückfrageFachkraft, Ergänzungskraft, Auszubildende – jede Stelle wird mit der passenden Qualifikation besetzt. Höher Qualifizierte springen nur ein, wenn nötig; Vertretung unter Qualifikation nur nach Ihrer Freigabe.
Dienste verschieben, verlängern, tauschen oder in eine Lücke ziehen – direkt mit der Maus. Jede Änderung ist sofort gespeichert und mit „Rückgängig“ zurückzuholen.
Die Personalbedarfs-Rechnung zeigt pro Woche, wo es fehlt und warum – nach Qualifikation, Uhrzeit und Gruppe. Ideal für Gespräche mit dem Träger.
Vor- und Nachbereitungszeit wird automatisch in ruhige Zeiten gelegt – ohne der Betreuung Personal wegzunehmen. Geteilte Dienste nur, wenn erlaubt oder freigegeben.
Öffnungstage frei wählbar – auch für Betriebskitas am Wochenende. Gesetzliche Feiertage je Bundesland automatisch, auf Wunsch trotzdem planbar. Feste Termine wie Teamsitzung oder Berufsschule.
Jede Änderung lässt sich rückgängig machen. Vor großen Schritten legt das Programm automatisch eine Sicherung an, und ein Änderungsprotokoll zeigt, wer wann was geändert hat.
Rückgängig · Sicherung · ProtokollKeine Zettel mehr abfotografieren, keine Telefonkette am Morgen. Einsatzzeiten gehen direkt aufs Handy, als PDF an die Pinnwand oder als Excel an die Verwaltung.
Für jede Person entsteht automatisch eine eigene Nachricht mit ihren Zeiten und Gruppen – in der richtigen Reihenfolge, inklusive Pause und Verfügungszeit. Einzeln oder als Sammelversand an alle.
Ihr Team sieht den aktuellen Wochenplan auf dem eigenen Handy – einfach Link öffnen, eigenen Namen wählen, fertig. Keine App, kein Konto, keine Cloud.
Tages- und Wochenplan für den Aushang, eine Seite je Mitarbeiter/in mit Zeiten und Stunden – gedruckt oder als PDF gespeichert. Für Verwaltung und Träger als Excel-Datei.
Bilder anklicken zum Vergrößern. Alle gezeigten Personen sind erfunden.
Die Startseite zeigt nur das Wichtige: offene Lücken, Abwesende und wer im Dienst ist. Ein Klick auf „Lösen“ – und das Programm schlägt die besten Kandidaten vor.
Jede Gruppe, jede Person, jede Minute. Pausen und Teilabwesenheiten stehen direkt in der Zeile der Person – halb darunter die Vertretung.
Der Assistent führt in vier Schritten durch: Wer? Was? Wann? Lösung prüfen. Erst wenn Sie zufrieden sind, wird gespeichert – und auf Wunsch das Team informiert.
Für jede Lücke sehen Sie, wer passt – und warum andere nicht passen: „schon in der Sonnengruppe“, „Tageshöchststunden erreicht“, „Qualifikation reicht nicht“. Transparent statt Blackbox.
Beim ersten Start fragt ein Assistent Schritt für Schritt nach Einrichtung, Gruppen und Team. Eine Namensliste lässt sich einfach aus Excel einfügen. Danach steht der erste Wochenplan. Wer erst schauen möchte, lädt die Beispiel-Kita.
Kita Einsatzplanung Pro läuft vollständig auf Ihrem Windows-PC. Kein Konto im Internet, keine Übertragung an uns. Das macht Gespräche mit Träger, Datenschutzbeauftragten und Mitarbeitervertretung deutlich einfacher.
Pläne, Abwesenheiten, Protokoll und Sicherungen sind mit Windows-Verschlüsselung geschützt und nur auf diesem PC lesbar.
Optional mit Kennwort und automatischer Sperre nach einigen Minuten ohne Bedienung – ideal, wenn mehrere Personen den Büro-PC nutzen.
Alte Pläne und Abwesenheiten werden nach einstellbarer Frist automatisch gelöscht. Ausscheidende Mitarbeitende lassen sich vollständig entfernen.
Alle zu einer Person gespeicherten Daten als druckbare Übersicht und Datei – für das Auskunftsrecht der Mitarbeitenden.
Keine Diagnosen. In der Teamansicht und in Ausdrucken steht statt „krank“ nur „abwesend“. Keine Daten von Kindern oder Eltern.
Datenschutz-Infoblatt mit Vorlage für das Verarbeitungsverzeichnis und eine Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) – direkt im Programm.
Setup starten, fertig. Keine Zusatzprogramme, keine Serverinstallation, keine Administratorrechte nötig. Freischaltung per Code.
Der Assistent fragt nach Öffnungszeiten, Gruppen und Team. Etwa 10 Minuten – mit einer Liste Ihres Teams sogar schneller.
„Woche planen“ klicken. Lücken schließen, drucken oder ans Team senden. Ab jetzt reichen wenige Minuten pro Woche.
Erst ausprobieren? Im Programm steckt eine Beispiel-Kita mit fertigem Plan zum gefahrlosen Üben.
| Aufgabe | Excel-Tabelle / Papier | Kita Einsatzplanung Pro |
|---|---|---|
| Wochenplan erstellen | ✕von Hand, jede Woche neu | ✓automatisch, mit einem Klick |
| Mindestbesetzung je Gruppe | ✕selbst nachrechnen | ✓laufend geprüft, Lücken rot markiert |
| Qualifikationen | ✕muss man im Kopf haben | ✓passende Qualifikation zuerst, Ausnahmen nur mit Freigabe |
| Pausen & Ruhezeiten | ✕leicht übersehen | ✓nach Arbeitszeitgesetz mit Pausenvertretung |
| Krankmeldung am Morgen | ✕Telefonieren und Umschieben | ✓Vertretungsvorschlag in Sekunden |
| Stunden je Person | ✕Formeln pflegen | ✓geplant / Soll immer sichtbar, Überstunden nur nach Rückfrage |
| Team informieren | ✕Zettel abfotografieren, Telefonkette | ✓Nachricht je Person per Signal/WhatsApp, Plan aufs Handy |
| Aushang & Verwaltung | ✕abschreiben, Stunden nachrechnen | ✓PDF für den Aushang, Excel mit Stunden-Auswertung |
| Datenschutz | ✕Datei liegt offen herum | ✓verschlüsselt, Löschfristen, Auskunft, Kennwortschutz |
Jedes Paket enthält den vollen Funktionsumfang, alle Updates und Support. Sie zahlen nur nach Größe Ihrer Einrichtung – bequem monatlich.
bis 3 Gruppen · ca. 15 Mitarbeitende
pro Monat · Laufzeit 12 Monate
35 € pro Monat bei 3 Jahren Erstlaufzeit
4 bis 6 Gruppen · ca. 30 Mitarbeitende
pro Monat · Laufzeit 12 Monate
55 € pro Monat bei 3 Jahren Erstlaufzeit
ab 7 Gruppen · unbegrenzt
pro Monat · Laufzeit 12 Monate
85 € pro Monat bei 3 Jahren Erstlaufzeit
Alle Preise sind Endpreise. Monatliche Zahlung per Lastschrift oder Rechnung. Laufzeit 12 Monate oder – mit 4 € Preisvorteil je Monat – 3 Jahre; danach jederzeit zum Monatsende kündbar. Lizenz je PC; weitere PCs auf Anfrage. Öffnung Mo–So in allen Paketen. Jederzeit auf ein größeres Paket wechseln – Sie erhalten einen neuen Freischaltcode, alle Daten bleiben erhalten.
Nein. Das Programm läuft auf einem normalen Windows-PC (Windows 10 oder 11) und wird im Browser auf diesem PC bedient. Internet wird nur gebraucht, wenn Sie Einsatzmitteilungen direkt per Signal oder WhatsApp versenden möchten.
Ausschließlich auf Ihrem PC, verschlüsselt. Wir als Anbieter haben keinen Zugriff, es gibt keine Cloud und kein Online-Konto. Auf Wunsch schützt zusätzlich ein Kennwort das Programm.
Ja. Das Datenschutz-Infoblatt und die Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen berücksichtigen DSGVO, KDG und DSG-EKD. Die Unterlagen helfen bei der Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und der Mitarbeitervertretung.
Kein Problem: Die Öffnungstage lassen sich von Montag bis Sonntag frei wählen. Gesetzliche Feiertage sind automatisch frei und lassen sich nach Rückfrage trotzdem planen.
Es plant Pausen nach § 4 ArbZG mit Pausenvertretung und prüft Ruhezeit und Tageshöchstarbeitszeit. Nichts wird hart gesperrt: Wo eine Abweichung nötig wäre, fragt das Programm vorher nach – die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Die Werte lassen sich an Tarifverträge anpassen.
Ja – genau dafür ist das Programm gemacht. Ein Einrichtungsassistent führt durch die ersten Schritte, eine Beispiel-Kita lädt zum gefahrlosen Ausprobieren ein, und das Handbuch erklärt alles mit Bildern. Bei Fragen helfen wir gern.
Ja – 30 Tage kostenlos und mit vollem Funktionsumfang, ohne Begrenzung der Gruppen. Die Testversion endet automatisch, Sie müssen nichts kündigen. Entscheiden Sie sich danach für ein Paket, planen Sie mit Ihren Testdaten nahtlos weiter. Schreiben Sie uns einfach über das Kontaktformular; gern zeigen wir Ihnen das Programm auch vorab am Bildschirm.
Monatlich per Lastschrift oder Rechnung. Die Erstlaufzeit beträgt 12 Monate – oder 3 Jahre zum Sonderpreis (4 € weniger pro Monat, der Preis gilt fest für die ganzen 3 Jahre). Danach ist der Vertrag monatlich kündbar. Ihre Daten bleiben auch nach dem Ende auf Ihrem PC, lassen sich ansehen und exportieren.
Sie wechseln einfach in das nächstgrößere Paket. Sie erhalten von uns einen neuen Freischaltcode, den Sie im Programm unter „Lizenz & Paket“ einfügen – ohne Neuinstallation, alle Pläne und Daten bleiben erhalten. Das Programm zeigt Ihnen rechtzeitig an, wenn die Gruppenzahl Ihres Pakets erreicht ist.
Das Programm bleibt nutzbar – aber nur noch zum Lesen: Pläne ansehen, drucken und als Excel exportieren, Sicherungen erstellen, Auskunft und Löschen nach Datenschutz. Neu planen ist dann nicht mehr möglich. Mit einem neuen Freischaltcode geht es sofort weiter, ohne dass Daten verloren gehen.
Nein. Einsatzzeiten kommen als normale Nachricht per Signal oder WhatsApp. Wer den ganzen Wochenplan sehen möchte, öffnet im Kita-WLAN einfach einen Link im Handy-Browser – mit Zugangscode, ohne Konto und ohne Cloud.
Nein, bewusst nicht. Kita Einsatzplanung Pro konzentriert sich auf eine Aufgabe: eine gute, sichere Dienst- und Einsatzplanung. Dafür ist es schnell eingerichtet und ohne Cloud nutzbar.
Über die Sicherungsfunktion erstellen Sie einen kennwortgeschützten Export und spielen ihn auf dem neuen PC ein. Die Freischaltung für den neuen PC erhalten Sie von uns.
Erzählen Sie uns kurz von Ihrer Einrichtung – wir melden uns persönlich bei Ihnen.
Jetzt Kontakt aufnehmenOb Frage, Angebot oder Wunsch nach einer Vorführung: Schreiben Sie uns. Sie erhalten eine persönliche Antwort – in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.
